Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

A.Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti  yang benar dari supervisor. Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

B. Tujuan Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :

1. Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan. 
2. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia. 
3. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.
4.  Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.
5.  Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
6.  Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing. 
7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.
8. Worker mobility, , untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
9. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. 
10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. 
11. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. 
12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

C. Manfaat Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain :

• Analisis susunan kepegawaian (Informasi pekerjaan)
• Desain Organisasi (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi)
• Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja)

D. Tahap-tahap analisis

Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu (1) penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. (2) penetapan pengetahuan (knowledge), kemampuan-kemampuan (abilities), kecakapan-kecakapan (skills), dan beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.

E. Jenis Analisis Pekerjaan

1. Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis). Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan. 
2. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs). Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.

Menurut Handoko (1987, h 32),  analisis pekerjaan secara sistematik menyimpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasi informasi tentang pekerjaan-pekerjaan. 

Ini biasanya dilakukan oleh para spesialis yang disebut analis pekerjaan. Jadi, setelah departemen personalia terlibat dalam proses perancangan pekerjaan, pemahaman tentang pekerjaan-pekerjaan dan persyaratan-persyaratannya harus dikumpulkan melalui analisis pekerjaan.  

Menurut Wherther dan Davis (1996,h.119) analisis pekerjaan adalah :

Knowledge about job and their requirement must be collected through a process known as Job Analysis.

(Pengetahuan mengenai pekerjaan dan kebutuhannya yang dikumpulkan melalui suatu proses disebut analisis pekerjaan).

Menurut Gary Dessler (1997, h.90), analisis jabatan (job analysis) adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.

Seorang ahli SDM bertujuan untuk mengumpulkan jenis informasi melalui analisis jabatan yaitu :

a.      Aktivitas kerja

Informasi biasanya dikumpulkan pada kegiatan kerja sesungguhnya yang dilaksanakan, seperti pembersihan, penjualan, kegiatan mengajar atau pengecatan. Daftar seperti itu juga menunjukkan bagaimana, mengapa, dan kapan seorang pekerja melakukan suatu aktivitas.

b.      Perilaku manusia

Informasi tentang perilaku manusia seperti merasakan, mengkomunikasikan, mengambil keputusan dan menulis bisa juga dikumpulkan. Termasuk disini adalah informasi yang berhubungan dengan tuntutan jabatan manusia seperti mengangkat berat, menempuh jarak jauh dan lain-lain.

c.       Mesin, alat, perlengkapan dan bantuan kerja yang digunakan.

Informasi yang sehubungan dengan produk yang dibuat, bahan-bahan yang diproses , pengetahuan yang dihadapi atau diterapkan (seperti keuangan atau hukum), dan jasa yang disumbangkan (seperti penyuluhan atau perbaikan).

d.      Standar kinerja

Informasi yang dikumpulkan sehubungan dengan standar kinerja (kuantitas, kualitas atau kecepatan untuk setiap tugas jabatan) berdasarkan mana seorang karyawan dalam jabatan ini akan dinilai.

e.       Konteks jabatan

Informasi yang berhubungan dengan kondisi fisik, jadwal kerja dan konteks sosial dan organisasi, sebagai contoh dilihat dari segi jumlah orang dengan siapa karyawan akan secara normal harus berinteraksi, termasuk yang berkaitan dengan insentif dalam melaksanakan pekerjaan.

f.        Tuntutan manusiawi

Informasi yang berhubungan dengan tuntutan manusiawi dari jabatan, seperti pengetahuan atau keterampilan  (pendidikan, pelatihan,pengalaman kerja) dan menuntut atribut personal (kecerdasan, karakteristik fisik, kepribadian dan minat).

Menurut M.T.E Hariandja (2002), analisis jabatan atau job analysis diartikan dengan:

Syistematically collects, evaluate, organize information about job. These action are usually done by specialist called job analyst, who gather data about job.

(Analisis pekerjaan adalah pengumpulan, penilaian, dan penyusunan informasi secara sistematis mengenai tugas-tugas dalam organisasi, yang biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut job analyst yang mengumpulkan data mengenai pekerjaan).

Jadi, dapat dikatakan bahwa analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.

Data yang dikumpulkan meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance standard). Tugas-tugas mengacu pada berbagai aktivitas atau kegiatan yang dilakukan seseorang dalam suatu jabatan. Untuk jabatan supervisor dalam sebuah bengkel mobil, misalnya, tugasnya adalah memeriksa daftar hadir para pekerja, menguji perbaikan yang sudah dilakukan oleh para montir, dan lain-lain. 

Tanggung jawab mengacu pada output keseluruhan pekerjaan atau kegiatan yang harus dilakukan dalam rangka suatu pekerjaan. Misalnya, tanggungjawab supervisor dalam sebuah bengkel adalah pelaksanaan perbaikan mobil di bengkel dengan baik sesuai dengan kerusakannya. Kemampuan yang dibutuhkan mengacu pada spesifikasi keahlian yang dibutuhkan, misalnya seorang supervisor harus mengetahui secara teknis tindakan perbaikan mobil, memiliki kemampuan memimpin, memiliki tingkat pendidikan dan pengalaman yang sesuai, dan lain-lain.

Performance standard mengacu pada standar kerja yang dapat dipakai untuk mengevaluasi kinerja, misalnya kehadiran di tempat kerja dan jumlah output yang dihasilkan.

Menurut Dale Yoder dalam Anwar Prabu Mangkunegara (2002, hal 13) dinyatakan sebagai berikut  :

Job analysis is the procedure by which the facts eith respect to each job are systematically discover and noted. It is sometimes called job study, suggesting the care with which taks, processe, responsibility, and personnel requirement are investigated. Job analysis, which focuses attention on the characteristics of employees, using physical examinations tests, interviews, and other procedures for this purpose.

(Analisis pekerjaan/jabatan adalah prosedur melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan setiap jabatan yang diperoleh dan dicatat secara sistematis. Hal ini kadang-kadang disebut studi jabatan, yang mempengaruhi tugas-tugas, proses-proses, tanggung jawab, dan kebutuhan kepegawaian yang diselidiki Analisis jabatan harus dibedakan dengan analisis pekerjana yang menitik beratkan pada karakteristik pegawai, penggunaan ujuan fisik, tes-tes, wawancara dan prosedur-prosedur lainnya unutuk tujuan tersebut).

Menurut Hasibuan (2003, h 28).,  analisis pekerjaan (job analysis) perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjaan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. 

Analisis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkitakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang. Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Manfaat analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, pernyataan personalis (personnel requirement),prilaku manusia, dan alat-alat yang akan diperlukan.

Analisis pekerjaan/jabatan menurut Hadari Nawawi (2005, h.104) dari berbagai sumber diartikan :

a.   Proses menghimpun informasi mengenai setiap jabatan/pekerjaan, yang berguna untuk mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.

b.   Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya.

c.   Kegiatan menghimpun dan menyusun informsi berkenaan dengan tugas-tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya yang bersifat khusus.

            Analisis pekerjaan berkaitan pertanyaan yang harus dijawab yaitu :

a.       Apa yang harus dikerjakan (What) ?

b.      Bagaimana mengerjakannya (How) ?

c.       Mengapa harus dikerjakan seperti itu (Why) ?

Kegunaan dan manfaat analisis pekerjaan adalah meliputi : perencanaan dan pengadaan tenaga kerja; rekrutmen dan seleksi tenaga kerja; orientasi dan pelatihan; pengembangan karir khususnya promosi dan pemindahan; pengaturan kompensasi; penilaian karya serta konseling.

Jhon Ivanchevich (2007,h.152) mendefinisikan beberapa istilah yang berkaitan dengan analisis pekerjaan sebagai berikut :

Tabel 4.1. Istilah dan Definisi berkaitan dengan Analisis Pekerjaan

No	Istilah	Pengertian
1	Job Analysis	Suatu pernyataan, proses sistematis untuk mengumpulkan informasi terhadap aspek-apsek penting  yang dikerjakan dari suatu pekerjaan (job).
2	Job Description	Pokok-pokok hasil dari analisis pekerjaan. Ini berisi ringkasan tertulis mengenai suatu pekerjaan yang dapat diidentifikasi dalam unit organisasi.
3	Job Specification	Suatu penjelasan tertulis terhadap pengetahuan, keterampilan, kemampuan, perilaku dan karakterstik lainnya untuk efektivitas kinerja terhadap pekerjaan yang dilakukan.
4	Tasks	Serangkaian unsur-unsur pekerjaan yang terkoordinasi untuk memperoleh hasil (output). Contoh : unit produksi, pelayanan nasabah.
5	Position	Terdiri dari tugas dan tanggung jawab yang dilakukan seorang individu. Terdapat banyak posisi di dalam organisasi sesuai dengan banyaknya karyawan.
6	Job	Kelompok posisi yang memiliki kemiripan tugas, seperti programer komputer, spesialis kompensasi.
7	Job Familiy	Kelompok ”job” dua atau lebih yang memiliki kemiripan tugas.

Sumber : Jhon Ivanchevich (2007,h.152)

Analisis  pekerjaan (job analysis) menurut Gibson dkk. (2006, h.374) dinyatakan :

Providing a description of how one job differs from another in terms of demand, activities, and skill required.

(Menjelaskan rincian bagaimana suatu pekerjaan berbeda dengan yang lain dalam hal permintaan, kegiatan dan keterampilan yang dibutuhkan).

Menurut Veithzal Rivai (2008, h 107) beberapa terminologi tentang analisis pekerjaan, antara lain yaitu:

a.       Analisis pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan proses menentukan persyaratan yang harus disiapkan, termasuk didalamnya sistematika rekrutmen, evaluasi atau pengendalian, dan organisasi atau perusahaannnya. Dengan kata lain analisis pekerjaan adalah mempelajari mencari, dan menentukan gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas-tugas, kewajian dan wujud tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan keryawan.

b.      Analisis pekerjaan juga dapat diartikan atau proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas-aktivitas kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta sifat-sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitasnya.

c.       Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawab secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan.

d.      Analisis pekerjaan adalah pengumpulan, penilaian, penyusunan informasi secara sistematis mengenai tugas-tugas dalam perusahaan, yang biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut job analyst. Informasi yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar kerja (performance standard).

e.       Analisis pekerjaan adalah proses, dalam hal ini departemen SDM meninjau ulang posisi isi tugas. Analisis ini terjadi sebelum penilaian pekerjaan, klasifikasi ulang, perekrutan untuk posisi baru pada kesempatan lain jika dibutuhkan.

f.       Analisis pekerjaan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekaerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut. Jabatan selalu melekat dengan orang yang melakukannya, persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan dimana pekerjaan tersebut dilakukan.

g.      Analisis pekerjaan adalah studi sistematis atau pekerjaan dari organisasi untuk memperoleh informasi guna menentukan faktor yang dapat dikompensasikan dari suatu pekerjaan. Kegiatan ini melibatkan pengumpulan data tentang suatu pekerjaan untuk menentukan dan menggambarkan “faktor dapat dikompensasikan” dengan mengenali apa yang dikejakan karyawan, bagaimana dan mengapa pekerjaan dilaksanakan, dan keterampilan apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu.  

h.      Analisis pekerjaan menyediakan informasi bagi organisasi yang telah mereka dapatkan dari deskripsi tigas dan melakukan penilaian pekerjaan, proses menentukan tingkat kesulitan suatu pekerjaan untuk menentukan  program administasi upah dan gaji dengan gambaran ini dari suatu pekerjaan organisasi yang dipakai sebagai dasar upah dan gaji.

i.        Analisis pekerjaan adalah suatu proses sistematis untuk mengumpulkan informasi atas aspek penting yang berkaitan dengan suatu pekerjaan.

j.        Deskripsi tugas adalah produk utama suatu analisis pekerjaan yang menyajikan suatu ringkasan pekerjaan secara tertulis sebagai identifikasi suatu kesatuan organisasi.

k. Spesifikasi pekerjaan merupakan suatu penjelasan tertulis mengenai pngetahuan, keterampilan, kemampuan, ciri, dan karakteristik lain yang penting bagi efektifitas kinerja dari suatu pekerjaan.

l.   Tugas adalah koordinasi dan kumpulan rangkaian elemen-elemen pekerjaan yang digunakana untuk menghasilkan suatu keluaran (misal suatu unit produksi atau pelayanan kepada pelanggan).

m.    Posisi adalah kombinasi dari tanggung jawab dan tugas-tugas yang dilakukan oleh perorangan. Jumlah posisi sebanyak jumlah karyawan didalam suatu organisai.

n.      Pekerjaan adalah kelompok posisi yang tugas-tugasnya serupa, seperti progremer komputer atau spesialis kompensasi.

o.      Rumpun pekerjaan adalah kelompok dari dua atau lebih pekerjaan yang mempunyai tugas-tugas serupa.

Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja pokok di dalam sebuah posisi, serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta sifat-sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. (Agus Sunyoto, 2008,h.38).

Beberapa istilah perlu disajikan pada tabel sebagai berikut :

Tabel 4.2. Beberapa Istilah dalam Analisis Pekerjaan

No.	Istilah	Pengertian	Contoh
1	Tugas (task)	Unit terkecil dari analisis, merupakan pernyataan spesifik mengenai apa yang dikerjakan oleh seseorang.	Menjawab surat-menyurat, mengetik, mengoperasikan komputer, dst.
2	Posisi (position)	Sekelompok tugas yang dilaksanakan oleh seseorang.	Tugas-tugas Operator Komputer, Juru Ketik, Tata Buku/Akuntansi,dst.
3	Pekerjaan (job)	Beberapa posisi dengan tugas mendasar yang sama dengan beberapa orang yang melaksanakannya. Dalam beberapa kasus hanya satu posisi yang mungkin terlibat karena tidak ada posisi lain yang serupa.	Posisi Manajer SDM, Manajer Keuangan, Posisi Sekretaris Direktur, dst.
4	Jabatan (occupation)	Sekelompok pekerjaan dengan isi yang secara umum serupa.	Manajerial, Teknis dan Operasional.
5	Deskripsi Pekerjaan (job description)	Pernyataan faktual dan terorganisasi, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Secara ringkat menyangkut apa yang dikerjakan, bagaimana cara mengerjakannya dan mengapa dikerjakan atau merupakan ringkasan sistematik informasi yang terkumpul dalam analisis pekerjaan.	-
6	Spesifikasi Pekerjaan (job specification)	Keahlian, pengetahuanm dan kemampuan minimal yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau merupakan standar personalia dan menunjukkan kualitas yang disyaratkan untuk pelaksanaan yang dapat diterima.	-
7	Evaluasi Pekerjaan (job evaluation)	Proses sistematik dan berututan untuk menentukan nilai suatu pekerjaan dalam kaitannya teradap pekerjaan lain. Tujuanny adalah untuk menentukan tingkat penggajian yang benar.	-

Sumber : Agus Sunyoto (2008,h.38) dengan modifikasi.

Tujuan dan Kegunaan Analisis Pekerjaan

Tujuan dan kegunaan analisis pekerjaan menurut Gary Dessler (1997, h.90), yang terkait dengan MSDM yaitu :

a.       Perekrutan dan Seleksi

b.      Kompensasi

c.       Penilaian Kinerja

d.      Pelatihan

e.       Memastikan Pengangkatan yang lengkap atas semua tugas

            Menurut Veithzal Rivai (2008, hal 110). Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh manajemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan pada informasi analisis pekerjaan adalah sebagai berikut:

a.       Evaluasi peran lingkungan terhadap lingkungan individu.

Bagaimana analisis pekerjaan dapat memberikan informasi tenteng lingkungan yang dapat mempengaruhi pekerjaan keryawan dalam suatu perusahaan.

b.      Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang.

Peremajaan atau penyesuaian/ revisi ketentuan yang berbahaya yang berlaku untuk mendukung pencapaian sasaran perusahaan, karena mungkin ada peraturan yang tidak relevan atau tidak sesuai lagi yang akan menghambat operasional perusahaan.

c.   Ciptakan peraturan yang dapat menguntukan semua pihak.

Setiap  orang pada dasarnya punya hak mendapatkan pekerjaan dan kompensasi yang layak. Demikian pula perusahaan punya hak mendapatkan hasil yang berkualitas untuk menjamin kelangsungan hidup ke depan.

Rancangan kebutuhan SDM masa depan.

Melalui analisis pekerjaan dapat diperoleh gambaran tentang kemampuan SDM saat ini serta antisipasi kecenderungan perubahan di masa depan. Perkirakan arah perubahan, perkembangan perusahaan dan prospek lingkungan serta SDM ke depan. Karena dalam mempersiapkan SDM masa depan memerlukan waktu dan biaya yang cukup sehingga diperoleh SDM yang berkualitas dan pada saat diperlukan telah siap.

Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia.

Kaji jumlah lamaran yang masuk dengan lowongan yang tersedia, sehingga tidak terjadi kesenjangan antara kebutuhan dengan lamaran yang tersedia.

Rancangan kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang sudah berpengalaman.

Rancang rencana pengembangan potensi karyawan.

Hasil penelitian menunjukan banyak potensi para karyawan belum dimanfaatkan secara optimal, sehingga terjadi kesenjangan antara kemampuan efektif dengan potensi yang dimilikinya. Perlu merancang perusahaan secara sistemstik dan terprogram agar keberadaan karyawan tesebut dapat bermanfaat bagi perusahaan. Selain itu, bagi karyawan pengembangan potensi karyawan merasa terpacu dengan adanya program tersebut dan ditantang sehingga menciptakan suasana kompetisi yang sehat di antara karyawan.

Tentukan standar kerja/ prestasi yang realistis.

Setiap perusahaan menginginkan kinerja karyawannya sebaik mungkin, untuk itu tetapkan standar kinerja sebagai tolok ukur dalam penilaian prestasi kerjanya.

Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya.

Penempatan karyawan yang sesuai dengan minatnya akan meningkatkan etos dan motivasi kerjanya sehingga mereka dapat memberikan kontribusi kepada perusahaan.

Penempatan keryawan harus sesuai dengan kehilangannya.

Penempatan karyawan yang cocok dengan keahlian dan keterampilannya akan meningkatkan gairah kerja, sehingga mereka dapat memberikan kontribusi pada perusahaan.

Berikan kompensasi secara wajar.

Rumuskan pemberian kompensasi yang adil baik bagi kedua pihak.

Menurut Dale Yoder dalam Anwar Prabu Mangkunegara (2002, h 14), tujuan analisis jabatan yaitu sebagai berikut:

a.       Determining qualifications, required of job holders (menentukan kualifikasi yang diperlukan memegang jabatan).

b.      Providing guidance in requirement and selection (melengkapi bimbingan dalam seleksi dan penarikan pegawai).

c.       Evaluating current employees for transfer or promotion (mengevaluasi kebutuhan pegawai untuk pemindahan atau promosi jabatan.

d.      Establishing requirement for training programs (menetapkan kebutuhan untuk program latihan).

e.       Setting wage and salary levels and maintaining fairness in wage and salary administration (menentukan tingkat upah , gaji, dan pemeliharaan administrasi upah dan gaji secara adil).

f.        Judging the merits of grievances that question assignments and compensation (mempertimbangkan keadilan dari jasa yang kurang puas terhadap pertanyaan tugas yang diberikan dan kompensasi)

g.      Estabilishing responsibility, accountability, and authority (menentukan tanggung jawab, pertanggung jawaban, dan kewenangan)

h.      Providing essential guides in the establishment of production standards (menentukan tuntutan yang utama dalam penentuan standar produksi)

i.        Providing clues for work simplification and methods improvement (melengkapi bukti-bukti  untuk peningkatan metode dan penyederhanaan kerja).

Pelaksanaan Analisis Jabatan

Menurut M.T.E. Hariandja (2002, h 53) pengumpulan informasi mengenai jabatan dapat dilakukan dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a.       Mengidentifikasi jabatan yang akan dianalisis.

Mengidentifikasi jabatan maksudnya mencari tahu jabatan-jabatan apa yang ada dalam organisasi. Dalam perusahaan kecil tentu saja ini merupakan masalah, tetapi untuk perusahaan besar hal ini menjadi rumit karena terdapat jumlah jabatan yang sangat besar. Bayangkan misalnya PT. Telemomunikasi Indonesia yang memiliki jumlah pegawai ribuan orang, di dalamnya jelas akan ditemukan bayak jabatan.  

b.      Menentukan teknik pengumpulan informasi

Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti:

1)      Membuat kuesioner

Yaitu daftar pertanyaan yang disusun secara sistematis mengenai informasi yang dibutuhkan tentang jenis tugas, rincian tugas, tanggung jawab, karakteristik petugas yang dibutuhkan untuk melakukannya, kondisi kerja, kesehatan, dan keselamatan kerja, standar unjuk kerja, dan lain-lain. Teknik ini merupakan cara yang paling luas dilakukan sebab disamping lebih murah, juga lebih cepat karena dapat mengumpulkan informasi beberapa jabatan sekaligus.

2)      Interview

Yaitu melaksanakan dialog secara langsung dengan pegawai mengenai aspek diatas. Teknik ini lebih kompleks dan dapat memakan waktu yang lebih lama sebab harus mewawancarai beberapa perugas secara terpisah.

3)      Mengadakan observasi

Yaitu melakukan pengamatan langsung ke lapangan untuk melihat kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan. Ini efektif untuk jenis tugas yang prilaku kerjanya dapat diamati. Misalnya, petugas asembling mobil didalam pabrik dapat dilakukan observasi sebab semua prilaku kerja dapat diamati secara jelas, tetapi untuk pekerjaan seorang programmer komputer mungkin tidak tepat melalui observasi sebab pelaksanaan pekerjaannya banyak menggunakan proses mental yang tidak dapat diamati secara langsung. Observasi juga bisa dilakukan terhadap peralatan yang dipakai, kondisi kerja, standar kerja, dan lain-lain.

4)      Panel of expert

Yaitu diskusi antar para ahli yang berkaitan dengan pekerjaan, dalam hal ini para manajer, supervisor, atau teknisi dibidang yang sedang di analisis. Mereka ini diasumsikan memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan yang sedang dianalisis.

5)      Employee logs

Yaitu catatan harian para petugas, yang diterima untuk mecatat setiap hari kegiatan yang dilakukan dalam pekerjaannya, peralatan yang digunakan, dan lain-lain.

c.       Penggunaan kuesioner.

Penggunaan kuesioner merupakan teknik yang paling luas dipakai, karena kuesioner lebih memungkinkan untuk menanyakan berbagai aspek yang lebih luas mengenai pekerjaan. Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana bentuk kuesioner yang digunakan, apakah cukup dengan satu bentuk kuesioner saja, dan apa sajakah yang akan ditanyakan.

Daftar Pustaka

Dessler, Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Indeks.

Flippo, Edwin B. 1994. Manajemen Personalia: Edisi Keenam, Jilid 1. Jakarta: Erlangga.

Marwansyah. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua. Bandung: Alfabeta.

Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia: Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara.

Siagian, Sondang P. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Usman, Husaini. 2009. Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidika